מינהל - יחסי אנוש ותקשורת - ניהול זמן

עקרונות בניהול זמן :

(1) חוק פרטו 20/80 : ב – 20% מהזמן אני פותר 80% מהבעיות . ב – 80% מהזמן הנותר אני מנצל 20% מהפוטנציאל .
(2) חוק פרקינסון : לאנשים יש נטייה למשוך פרויקטים מעבר לזמן לכן יש לקבוע תארכי יעד . זאת אומרת האנשים יהיו צריכים לעמוד בזמנים .
(3) אסרטיביות : היכולת להגיד לא עם הסבר קצר והגיוני .
(4) ערכים : לחפש את איזון בין הדברים : משפחה , עבודה , דת , חברים , בילויים .
(5) עיצוב התנהגות : אנחנו מעצבים התנהגות חיובית על ידי חיזוקים חיובים .

דברים דחופים לא בהיכרך חשובים .
דברים חשובים עד כמה דברים תורמים לעבודה .

מטלות אקטביות – אני מקציב להם יותר זמן .

מטלות פסיביות – אני מקציב להם פחות זמן .

ככל שאני מגדיש זמן לדברים חשובים אני מתעסק בפחות בכיבוי שרפה זאת אומרת פחות דברים דחופים .

לכל אחד יש יכולת אישית שלו ככל שאחריות יותר גדולה יש סיכוי שתשבר בגלל מגבלות זמן וניתן להתגבר על זה שאני מאציל (האצלה) סמכויות לאחרים .
בהאצלת סמכויות אני צריך לבחון 2 דברים : למי אני מאציל ומה אני מאציל .

עקרונות האצלת סמכויות :

1. לבדוק אם לעובד יש יכולת לבצע את המשימה .
2. האם יש לו מוטבציה לעשות את המשימה .
3. בהאצלת סמכויות אין לעמוד על הראש למי שניתן המשימה אלה בנקודות מפתח לבקרה .
4. הדרכת העובד לבצע את המשימה .
5. תהיה זמין להיתיחסות לשאלות העובד .
6. אל תטפל בדברים שאתה לא חייב לטפל בהם .

מקורות לבזבוז זמן – "גנבי זמן" :

(1) הפרעה טלפוניות .
(2) אורחים בלתי קרואים .
(3) ניירת .
(4) ישיבות צוות .
(5) שולחן לא מסודר .
(6) קשיים בקבלת החלטות .
(7) ערכת זמן לא ריאלית .
(8) אחריות וסמכיות לא ברורים .
(9) היעדר משמעת עצמית .
(10) אי אצלת סמכיות .
(11) משברים .
(12) הוראות לא ברורות .
(13) תקשורת לא ברורה .

הצעות בניצול זמן :

1. לקבוע מטרות וסדרי עדיפות .
2. נקה את השולחן ערב קודם .
3. אכן דברים מבעוד לילה , את תכנון עבודה לתכנן ערב קודם .
4. ניירת , אם אפשר לטפל בכל דבר פעם אחת .
5. בפגישות שחרר את אלה שסיימת אייתם .
6. קבע תארכי יעד לכל מסימה ומסימה שאתה מבצע .
7. קיים תקשורת יותר בטלפון ובכתב מאשר פנים אל פנים .
8. תשדל לאבחן מתי הגעתה לנקודת שיא בעבודה ועשה הפסקה שאתה עייף .
9. השתדל להימנע בחברת אנשים פסימי .
10. קבע לוח זמנים למנוחה , לבלויים , לחשיבה , לפעילות גופנית .
11. קבע לוח חודשי על הקיר שמחייב אותך .
12. שני פנקסים אחד פנקס לניהול הזמן ואחד פנקס לרישום רעיונות חדשים .
13. משוב , תקבל משוב מאחרים על ניהול זמן .
14. כל מה שיכולים לעשות אחרים שיעשו .